- Usługi archiwalne

Usługi archiwalne

Sposób dokonywania opłat

Wpłaty za usługi realizowane przez Archiwum Państwowe w Płocku (kserokopie, skany, poszukiwania, wydawnictwa, inne) należy wnosić wyłącznie w postaci bezgotówkowej bezpośrednio na rachunek bankowy:

dla przelewów wewnątrz kraju:
NBP O/O (Oddział Okręgowy) Warszawa
Plac Powstańców Warszawy 4, 00-950 Warszawa
nr rachunku 32-1010 1010 0493 9922 3100 0000

dla przelewów z zagranicy:
SWIFT CODE: NBPL PLPW
IBAN: PL-32-1010 1010 0493 9922 3100 0000

Informujemy także, że w związku ze zmianą Ustawy o opłacie skarbowej, opłatę (gdy jest wymagana)  należy wnosić na rachunek bankowy Urzędu Miasta Płocka:

Bank PKO BP O/Płock
13-1020 3974 0000 5502 0177 7929

natomiast W PRZYPADKU PEŁNOMOCNICTW na rachunek Urzędu Miasta, w którym jest składane podanie. Odpowiednio - w Płocku - na rachunek jak wyżej,

w Kutnie PEKAO II O/Kutno
60-1240 1734 1111 0000 1074 9094

w Łęczycy Bank PKO BP S.A. Oddział w Łęczycy
03-9263 0000 0669 2461 2006 0003

Cennik usług świadczonych w Archiwum Państwowym w Płocku /Załącznik do Zarządzenia nr 8 Dyrektora Archiwum Państwowego w Płocku z dn. 24 kwietnia 2020 r./

1. Zakres usług

1. Archiwum Państwowe w Płocku wraz z Oddziałami w Kutnie i Łęczycy (zwane dalej Archiwum) świadczy usługi w zakresie wyszukiwania materiałów archiwalnych
   (kategorii A), prowadzenia kwerend i sporządzania kopii materiałów archiwalnych należących do jego zasobu, przetwarzania danych przy użyciu nośników teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych.
2. Z materiałów archiwalnych mogą być wykonywane reprodukcje w postaci: kserokopii, wydruków oraz skanów i fotografii (wykonywanych aparatem cyfrowym) transmitowanych przez sieć teleinformatyczną.
3. Archiwum prowadzi również działalność usługową, polegającą na kopiowaniu dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania (kategorii B), w tym dokumentacji osobowo-płacowej. Z dokumentacji osobowo-płacowej wydawane są kserokopie, odpisy lub skany dokumentów. Kwestie opłat za te usługi reguluje § 7 niniejszego cennika.
4. Archiwum może odmówić wykonania kopii z materiałów archiwalnych w przypadku złego stanu ich zachowania. Archiwum ma prawo określić sposób wykonania kopii (kserokopie, fotografie, skan) w przypadku ryzyka narażenia materiałów archiwalnych na uszkodzenie lub ze względów technicznych.
5. W przypadku posiadania przez Archiwum nośnika wtórnego materiałów archiwalnych (zapis cyfrowy), kopie wykonuje się z ww. nośników.
6. Do celów genealogicznych Archiwum wydaje nieuwierzytelnione kopie dokumentów.
7. Wszystkie przychody z tytułu usług świadczonych przez Archiwum z tytułu wyszukiwania informacji i kopiowania dokumentów zasilają budżet dochodów Państwa.
8. Wszystkie stawki, o których mowa w niniejszym cenniku wyrażone są w PLN (w złotych polskich).

2. Czynności nie będące usługami archiwalnymi

Do działalności usługowej Archiwum nie zalicza się:

1. Wydawania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających
   w obrocie prawnym rangę zaświadczenia;
2. Czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych, w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( U. 2020, poz. 164)
3. Sporządzania w jednym egzemplarzu wypisów, odpisów i reprodukcji dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej, z zastrzeżeniem § 3. ust. 1 oraz pod warunkiem, że:
   1) Zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia wymienione reprodukcje (odpisy, wypisy) są niezbędne, a także wskaże poszczególne dokumenty objęte zamówieniem, albo
   2) Zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonych kategorii danych bez związku ze sprawami indywidualnymi.
4. Wyszukiwania dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej, z zastrzeżeniem, że Archiwum nie wykonuje przy tym zadań ciążących na zamawiającym, a także pod warunkiem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia zaznajomienie się z treścią wskazanych dokumentów jest potrzebne.

• 3. Szczególne zastosowania cennika

1. Kopie oraz odpisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez sądy, organy prokuratury i polskie urzędy konsularne wykonywane są nieodpłatnie.
2. Kopie oraz odpisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa w Polsce wykonywane są na ogólnych zasadach podanych
   w niniejszym Cenniku, chyba że umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej.
3. Kopie oraz odpisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez inne podmioty, niż wymienione w ust. 1 i ust. 2 podlegają opłatom wg. stawek wymienionych w § 6.
4. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz równorzędnych z nimi dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego (uwierzytelnionych kopii lub odpisów) Archiwum kwalifikuje wyszukiwanie dokumentów jako mające charakter usługi i pobiera przychody z tego tytułu - o ile wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy bądź przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania określonego przezeń dokumentu albo innych danych niezbędnych do identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.
5. 4 nie ma zastosowania do spraw emerytalno-rentowych, które są załatwiane nieodpłatnie za wyjątkiem kosztów odpisów i kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania wg. zasad określonych w § 7.

• 4. Zakres i charakter świadczonych usług

1. Usługi archiwalne - z wyłączeniem usług realizowanych w związku z wydawaniem zaświadczeń i równorzędnych z nimi dokumentów - świadczone są na podstawie zamówienia, które powinno zawierać co najmniej dane o zamawiającym i jego potrzebach oraz szczegółowe określenie przedmiotu usługi, a w razie potrzeby również szczególnych wymogów technicznych, według których zamówienie powinno być wykonane.
2. Jeśli wnioskodawca nie wyrazi chęci samodzielnego prowadzenia poszukiwań, przed podjęciem czynności z zakresu usług archiwalnych Archiwum powiadomi wnioskodawcę o odpłatnym charakterze tych świadczeń i w miarę możności określi przybliżoną wysokość końcowej należności.
3. Działalność usługowa związana z wydawaniem zaświadczeń i równorzędnych z nimi dokumentów może być podjęta nawet, gdy otrzymane podanie ma braki, o których mowa w § 3. ust. 4 - po uprzednim wezwaniu wnioskodawcy do uzupełnienia podania, pod rygorem pozostawienia go bez dalszego biegu, lub uiszczenia z góry należności bądź wpłacenia zaliczki na jej poczet - za ustalenie przez Archiwum brakujących składników podania.

• 5. Zaliczki

1. Podjęcie działalności usługowej uzależnione jest od wniesienia zaliczki w wysokości adekwatnej do czasu poszukiwań, uzależnionej od postaci (maszynopis, druk, rękopis)
   i języka (polski, obcy), w jakich sporządzono materiały archiwalne. Zaliczka jest wnoszona minimum w wysokości odpowiadającej pół godziny poszukiwań.
2. Zaliczka może stanowić zapłatę za określoną liczbę godzin poszukiwań. Jeśli w ustalonym czasie nie uda się odnaleźć zamówionych danych, lecz ich występowanie w zasobie nie zostanie zarazem wykluczone, Archiwum powinno porozumieć się z zamawiającym, co do ewentualnej kontynuacji kwerendy i wniesienia opłaty adekwatnej do czasu dodatkowych poszukiwań. Jeżeli faktyczny czas poszukiwań okaże się krótszy niż liczba godzin przyjęta przy ustalaniu kwoty zaliczki, nadpłata jest rozliczana w ramach zamawianych reprodukcji lub na życzenie klienta ulega zwrotowi.
3. Kontynuacja poszukiwań, o których mowa w ust. 2 następuje dopiero po zaksięgowaniu wniesionej wpłaty na rachunku bankowym Archiwum.

• 6. Zasady kształtowania cen i stawki

1. Ceny za usługi mają charakter stawek jednolitych, od których nie stosuje się żadnych zniżek i upustów.
2. Do kryteriów branych pod uwagę przy kształtowaniu cen za usługi archiwalne należy
   w szczególności kalkulacja kosztów oraz: nasilenie typowych utrudnień wynikających
   z indywidualnych zamówień (np. kwerenda w aktach rękopiśmiennych).
3. Ustala się następujące stawki cen za usługi w walucie PLN (w złotych polskich).

*Powyżej formatu A3  nalicza się wg. wielokrotności kosztów formatu A4

4. Z materiałów posiadających reprografie cyfrowe wykonuje się wyłącznie wydruki
   i kopie z plików cyfrowych.
5. Reprografie cyfrowe wykonuje się i wydaje w domyślnym formacie JPEG; na życzenie klienta Archiwum wykonuje i wydaje reprografie cyfrowe w innych formatach,
   z zastrzeżeniem, iż są one osiągalne w ramach posiadanych przez Archiwum możliwości techniczno-sprzętowych.
6. Przy reprodukowaniu nie dokonuje się retuszu obrazu, nie likwiduje się plam, zarysowań, przebarwień itp.
7. Dyrektor Archiwum może odstąpić od pobierania opłat, o której mowa w tabeli opłat o ile czynność o której mowa związana jest ze wspólną realizacją przez Archiwum i drugą stronę projektów, przedsięwzięć lub innych.
8. Wyliczenie kosztów Zamówienia na reprografie odbywa się na podstawie złożonego zamówienia; w przypadku podania przez zamawiającego błędnej ilości reprografii - przy nadwyżce wpłaty Archiwum nie dokonuje zwrotów, przy niedopłacie - pobiera należną kwotę niedopłaty.
9. Wydawane pliki cyfrowe z jednego Zamówienia o łącznej objętości do 20 Mb przesyłane są za pośrednictwem poczty e-mail, natomiast powyżej wskazanej objętości pliki cyfrowe przesyłane są wyłącznie poprzez chmurę danych udostępnioną czasowo przez Archiwum on-line.

• 7. Wysokość opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (osobowo-płacowej)

1. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240) ustala się następującą wysokość opłat:

• Za sporządzenie kopii świadectwa pracy - 17 zł;
• Za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu
  z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;
• Za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac - 4 zł;
• Za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł;
• Za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;
• Za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) - 4 zł.

2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

• 8. Waluty obce, koszty bankowe i przewalutowania

1. W rozliczeniach z zamawiającymi, którzy przebywają za granicą, dopuszczalne jest wnoszenie należności wyłącznie w walucie polskiej (w PLN - w polskich złotych) wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Archiwum.
2. Wszelkie koszty bankowe (prowizje i inne opłaty obciążają zamawiającego).
3. Archiwum nie przyjmuje należności w postaci czeków, zapłaty kartami kredytowymi
   i debetowymi.